Recepção de autoridades e visitantes estrangeiros e brasileiros
Quando se recebe autoridades ou visitantes, sejam estrangeiros ou brasileiros, há uma série de providências que devem ser tomadas para o sucesso da visita. Estas providências podem ser agrupadas numa check-list, como a que é apresentada neste texto. Vale lembrar que cada instituição pode preparar sua própria check-list, de acordo com suas necessidades e particularidades.
Além das providências elencadas na check-list, alguns pontos merecem ser lembrados por aqueles envolvidos diretamente na recepção de visitantes e convidados:

Interesse do visitante
O visitante normalmente demonstra interesse não só pela instituição e/ou projeto que veio conhecer, como também pela região, Estado ou município. É importante que o responsável pelo receptivo conheça o local e possa, em uma conversa, satisfazer a curiosidade do visitante. Evidentemente, não é possível conhecer tudo, mas sempre se pode ir atrás da resposta para satisfazer seu interesse.

Trajes
Deve-se tomar um cuidado especial na escolha do traje a ser usado. Para tanto, leva-se em consideração os locais a serem visitados e a programação a ser seguida. Trajes em cores sóbrias são os mais indicados, pois ficam bem em todas as pessoas e transmitem uma imagem profissional.

Papel do responsável pelo receptivo
Não se deve esquecer que, por mais que o visitante tenha contato com diversas pessoas durante sua estada, provavelmente passará mais tempo com o responsável pelo receptivo. Assim, o responsável é a "vitrine" da instituição. Quanto mais bem preparado estiver, melhor será a impressão que se guarda do local.

CHECK-LIST

• Responsável pela organização da visita
• Tipos de visitas: oficiais ou privadas
• Órgão ou instituição a que se deve reportar
• Objetivo da visita - Área de interesse
• Local de hospedagem do visitante
• Confirmação dos horários de chegada e partida
• Comitiva do visitante
• Reserva da sala de recepções, quando chegar em aeroporto
• Intérprete, quando necessário
• Currículo do visitante
• Restrições alimentares
• Hábitos particulares
• Recepção no aeroporto ou local de chegada
• Envio de "mimos" para as Senhoras, junto com cartão de boas-vindas
• Programa detalhado de todos os compromissos, incluindo deslocamentos, endereços e telefones
• Programa turístico
• Informar as pessoas responsáveis pela imprensa, quando for o caso
• Veículos
• Bandeiras, quando necessário
• Presentes, quando for o caso
• Dados sobre o País/Estado/ Instituição do visitante, quando for o caso
• Vocabulário básico no idioma do visitante, quando for o caso
• Informações sobre nosso Estado, município, região e/ou instituição
• Agradecimentos após a visita
• Avaliação da visita